El proceso documental es la razón fundamental
de un centro de documentación. Se relacionan distintas operaciones entre si y
por lo tanto todas las operaciones dependen de su anterior.
Podemos dividir el proceso documental o cadena documental en varias fases.
La primera de ellas, La recoleccion: Permite construir y
alimentar el fondo documental.
Tiene varias etapas sucesivas como la localización de los documentos, la
selección y los procedimientos de adquisición.
Esta primera fase requiere que se mantenga regularmente la evolución de los
conocimientos y la producción en un campo determinado.
La recolección se apoya en muchísimas fuentes identificables y accesibles
como pueden ser las bibliografías, catálogos de editorial o repertorios.
La adquisición tiene que hacerse de forma que esté relacionada con los
intereses y los objetivos de una unidad de información.
Esta adquisición se logra mediante las operaciones de control y de registro
material del documento y solo cuando sea admitido y verificado se da comienzo
al tratamiento de descripción bibliográfica, descripción del contenido,
almacenamiento, búsqueda y difusión.
Para establecer la identidad de un documento hay que hacer una descripción
bibliográfica o catalogación que enumera las características de un documento.
La segunda etapa es El análisis documental: contiene en ella
un gran número de operaciones como la descripción de la información que
contiene un documento y la traducción de este.
Para poder solucionar la dificultad semántica es necesario traducir los
términos de la pregunta planteada y los términos del documento a un mismo lenguaje,
el llamado lenguaje documental.
El lenguaje documental está formado por términos llamados según los sistemas
y las épocas, encabezamientos, palabras claves, descriptores…puede ser un
simple plan de clasificación o un conjunto complejo de relaciones.
Existen dos particularidades que los vuelven adecuados para el tratamiento
documental: la eliminación del vocabulario carente de sentido y el lenguaje
fijo, el uso de las relaciones que están codificadas y no pueden cambiar por petición
del usuario.
La finalidad de esta operación es clasificar la información en un muero
reducido de categorías y ordenar los ficheros de modo que se pueda hallar con
más facilidad el documento que las contiene.
La indización consiste en determinar los conceptos de que se trata un
documento en función de su importancia para el sistema documental y
representarlos en el lenguaje documental. Esta operación es esencial para
responder a las necesidades de los usuarios.
La condensación permite restringir la información del documento mediante un
resumen de una extensión y tipo según el análisis, el valor del documento y el
sistema utilizado.
El resumen tiene un doble trasfondo: facilitar el registro en la memoria,
limitando la duración y el costo de la búsqueda. También reduce el tiempo de
consulta y permite al usuario formarse con una mayor rapidez.
El documento y la información que contiene se presentan en una reseña que
puede colocarle en la memoria, en el dispositivo de almacenamiento y búsqueda
del sistema.
El documento será clasificado según el método que utilice la unidad: el
tipo de documento, el formato, el autor…etc.
Los documentos pueden almacenarse en su estado original o en forma reducida
o microforma. El registro en microficha o microfilm se está extendiendo cada
vez más.
La tercera fase es la llamada búsqueda documental que consiste en una serie
de operaciones que se efectúan a partir de la memoria y no de las existencias
documentales.
La búsqueda y su corolario, la difusión de información, son el fundamento
de los servicios que ofrecen a los usuarios y la razón de ser de la unidad. Puede
ser manual o automatizada.
La búsqueda
puede adoptar diferentes formas como por ejemplo la retrospectiva (conjunto de
fondos para encontrar los documentos), la selectiva, la combinatoria…etc.
Los
productos documentales pueden adoptar formas más variadas como los suministros
del documento, las referencias...etc.
Casi todas
estas operaciones se pueden realizar de forma automática mediante un ordenador
legible mediante una lectura automática gracias a un lenguaje que contiene la
maquina El conocido tesauro, captación de datos en los ficheros y búsqueda documental
según diversos criterios.
El ordenador
también se usa para administrar los procedimientos de adquisición, de pedidos y
para las operaciones contables. Según su orientación, las unidades de información
se dedican a un tipo concreto de la cadena documental:
A) Al almacenamiento y a la consulta
(bibliotecas)
B) A la descripción de contenido y a la difusión
(centros y servicios de documentación)
C) A la explotación de la información
contenida en los documentos.
El usuario
se ha convertido en un hombre que reclama una información actualizada, revisada
y entregada en el menos tiempo posible.
Se considera
que existen tres ramas diferentes de actividades:
A) La conservación y el suministro de
documentos
B) La descripción de contenido y su difusión
acompañada de suministro de referencias y de indicación de las fuentes
C) El suministro de información a partir
de los datos disponibles.
Esta distinción
corresponde a la prestación de servicios diferentes y de productos cada vez más
elaborados y realizados para destinatarios diferentes.
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